Cada vez son más los gobiernos reforzando las leyes que regulan la manipulación de datos personales, mientras que la cantidad de filtraciones sigue creciendo año tras año. Por ello, si hace unos diez años las pérdidas financieras más importantes que podía sufrir una empresa eran a causa de las demandas judiciales y los daños a su reputación, ahora cobran protagonismo las sanciones de los reguladores, que pueden representar una parte importante de los daños de la empresa como resultado de un incidente de pérdida de datos. Ante esta situación, hemos decidido publicar una serie de consejos que te ayudarán a organizar procesos seguros para recopilar, almacenar y transferir información de identificación personal en tu empresa.
Lo primero y más importante: recopila datos solo si tienes motivos legales suficientes para hacerlo. La recopilación de datos puede estar prevista formalmente por la ley del país en el que opera tu empresa, un contrato con términos que permiten claramente el procesamiento de información personal de identificación (PII) o un consentimiento expresado por un sujeto PII en formato electrónico o papel. Además:
Si recopilas datos personales, es muy importante que sepas dónde almacenarlos, quién puede tener acceso a ellos y cómo se procesan. Para ello, es posible que debas crear una especie de “mapa” donde se registren todos los procesos relacionados con la PII. Entonces, será recomendable desarrollar regulaciones estrictas para el almacenamiento y procesamiento de datos, y monitorizar constantemente la implementación de ambos. También aconsejamos lo siguiente:
Todos los procesos relacionados con la transferencia de datos personales deben estar registrados y aprobados por el departamento de seguridad o el delegado de protección de datos, si existe. Además, todos los empleados con acceso a la PII deben tener instrucciones claras sobre cómo manejar los datos de la empresa, qué servicios corporativos o de terceros se pueden usar para ello y a quién se pueden transferir estos datos. Además, asegúrate de que:
Por supuesto, ninguno de estos consejos, ni siquiera las estrictas regulaciones, pueden excluir la posibilidad de un error humano. Por lo tanto, entre otras cosas, te recomendamos realizar periódicamente formaciones de sensibilización en materia de seguridad. Para ello, es recomendable elegir plataformas de aprendizaje que incluyan sobre todo contenido relacionado con la privacidad y la manipulación de datos personales.
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